为学者写的提高生产力的一些方法技巧

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作者:焦建利
为学者写的提高生产力的一些方法技巧

【自留地按】本文是由Matt Might教授所写。在Matt的博客里面的东西不仅非常有趣，而且特别的使用。其中包括他专门为博士研究生撰写的一些博客文章，非常使用，也很有指导意义和借鉴价值。比如，他写的《博士论文开题报告就是一个契约》、《如何准备博士论文答辩》等等。

Matt Might教授的博客地址为：http://matt.might.net/ 本文的原文链接在这里。译文保留了原文所有的链接。这里转载的是由Bayesky全文翻译成中文的版本，中文版本发布在Bayesky的博客网站上，其博客地址为：http://bayesky.com/index.php/archives/23/。

自留地之所以转载这篇文章，主要是基于三点认识：

一是在今天这样一个技术日益普及，并在变革各行各业的时代，如何用技术变革科学研究，改变学者的生活方式和生产效率，这不仅是一个有意思的话题，而且也是一个非常有价值的话题。

二，在过去一些年，我自己也曾做过许许多多的尝试和探索，也有一些自己的积累。在这篇文章中MATT所介绍的自己的经验和做法，是对我本人经验的一个拓展和视野的开阔，所以很值得跟更多的朋友分享。

三，我曾一直在坚持这样一种看法：教育技术学人，要革别人的命，你首先得革自己的命。在本文这样一个话语体系里，也就是我们必须首先用技术改变我们的自己学习、生活和工作。MATT文章中所写的，恰恰是他借助技术改变自己工作方式的积极探索。

基于上述三点认识，自留地在这里全文转载，跟更多的学者、教授和研究生朋友共享共勉！以下为由Bayesky所翻译的MATT文章的全文。

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我是一名教授，也是一位运动障碍孩子的父亲。在学校的最后一年的时间里，我完成了我的论文，找到了一份学术研究的工作并且加入了两家初创企业。

多年来，我最不能够承受的事情就是浪费时间。下面写的，就是我近些年来所积累的节省时间的窍门和方法。如果你有你自己的小技巧，如果可以的话，请把他们分享给我。

目录：

1.我的哲学：优化交易成本

2.不要在家里工作

3.抵制浪费时间的诱惑

4.用技术抢救死时间

5.别看电视

6.掌控电子邮件

7.用笔记本电脑工作

8.使用一个日历系统

9.关闭即时通讯

10.最大限度地降低合作成本

11.使用一个引用/论文管理系统

12.有成果地拖延

13.有成果地训练

14.不断重复直到完善

1.我的哲学：优化交易成本

我的建议可以总结成经得起实际检验的准则。它们归结如下：

1.  从事生产行为时减少交易成本

2. 从事反生产行为时建立交易成本

3. 机会成本最小化。做你最擅长的事情，当你做其他一些不擅长的事情时，建议与专家合作。[对于工程人员来说，这一条建议是最难让人接受的。假使我们做一些事情的时候，我们会觉得自己肯定能成。] 总之，保证你生活道路上的阻力最小。因为最小的阻力意味着最大的生产力。

当我告诉其他人说我很懒的时候，他们会很惊讶。但我并不会尝试去改变我是一个懒人的本质：而是去利用它。我会试着让自己相信：在任何时候我可以做的最懒的事情就是我本应该做的事情。

升级：管理你的自制力

在我写了这篇文章的多年之后，我发现了一本为我的思想提供心理学基础的书，《意志力》（《意志力（中文版）》）这本书参阅了关于自我控制领域的许多文献。

趣闻：引体向上

在我成为教授的第一年，我觉得有必要做一些引体向上。于是，我组装了一个可折叠的引体向上的棍子，把它放在了我是外面的门上面。

每次我经过那里的时候，由于做引体向上的交易成本约等于0，所以我会做上一些。另外，我不必提醒自己去做引体向上，因为在我视线之内的棍子会一直提醒我。

一天，由于某种不知名的原因，这个棍子被别人取下来搁到了地上。此后我就再也没有做一组引体向上。也许重装这个棍子大概只会花费10秒的时间，但我总是匆匆忙忙，这10秒就变成了一种交易成本。

[更新：我最终在减肥和增加肌肉方面发扬和实施了这种最小阻力方法。]

2.不要在家里工作

家是一个充满了使人分心的事物的地方。

学者们有灵活的日程表。这张日程表卓有成效地强迫你去每天上班。

买一些东西，把你的工作环境变成一个更加舒适，有效率，充满享受的地方：

1.把你的书移到你的工作环境中去。这一条是必做的。在家里开展工作困难的原因之一是资料在工作单位而不在手头。

2. 有一个人体工学办公椅。没有任何一把椅子能击败Aeron chair。

3. 有一个高质量的符合人体工程学的键盘。我高度推荐Kinesis Advantage。

4. 装扮你的工作环境。尽量让它变得更加有趣。

3. 抵制浪费时间的诱惑

你可能会想看一看我写的关于deliberately crippling technology to boost productivity的博客。

在读研究生期间，我一度沉溺于看网络新闻上。我几乎会阅读所有的新闻：媒体网站，各大论坛，投票网站，博客，等等等等。当我无事可做的时候，我身体默认的条件反射就是在浏览器中打开cnn.com, reddit.com 或是 boingboing.net 之类的网站。

为了防止自己在这些网站上过度浪费时间，我把它们全都移到了/etc/hosts文件夹里面。

但是，无可避免的，我想去找点大新闻，于是就打开了这些站点，很快我就又沉溺其中。一如既往，学习怎样去自我节制是很关键的。以下三种技巧帮助我管理这一习惯：

1. 在效率最高的时间段内限制自己看这些网站。我的大脑在早上和下午6、7点钟的时候最不活跃。我过去会使用 LeechBlock for Firefox, StayFocusd for Chrome以及WasteNoTime for Safari去严格限制自己上网浪费时间。

最近，我将这个方法应用到了极致：我把这些浪费时间的东西永久封存在了我的笔记本电脑里。在脱瘾症状消除以后，这种方法看起来还是不错的。

2. 用一种收集起来再检索的上网方式。刷新网页寻找更新内容是一种低效的方式，并且很容易形成习惯。你可能刷新了100次发现没有更新，结果等到101次的时候，你得到了一条更新的新闻，由此，你的这种习惯就加强了。

心理学家知道对一个习惯的随机奖励会对这个习惯得到强化，并且这种强化在很长的一段时间内不会消除。（去改变无意识地登陆喜欢的网址——即使他们被锁住，花费了我数月有余的时间。）

使用RSS和Goole Reader（作者划掉表示不再用），digg reader去汇集你要阅读的网站。通过RSS，你可以按时间节点把你的日常站点的内容重组，每天一次。

3. 订阅纸质报纸。我每天早上都会阅读《华尔街日报》，并且在下午会在校园里拿起一份《纽约时报》的复印版来阅读。

当决定戒掉上网浪费时间时，一定为脱瘾症状做好准备。每隔一个小时左右，我发觉我自己渴望打开被我搁置在一边的网站。

一开始你可以利用每个可用的反规避特征，一旦你戒除掉瘾的时候就逐渐不要用这些特征了。

4.用技术拯救死时间

生活总是充满着死时间：在办公室中的等待，在机场的等待，上课前的等待，在公交车上到站之前的等待。死时间是一个积累的过程。

幸运的是，对于学者来说，有许多低交易成本的设备来提高死时间期间的效率：电子阅读器例如kindle，智能手机以及平板电脑。

随身携带一个薄的平板电脑，把你要阅读的论文放到里面（那些你想读的论文）来拯救那些死时间。 把这些论文保存到云空间里会更加容易存取。

对于云储存来说，我非常喜欢Copy的简洁界面，容量还算大的免费空间和公平分享的政策。

这些设备为你提供的高效阅读回收了大量的死时间，特别是为会议和期刊进行同行评审的时候。

在用iPad阅读的时候，通过访问控制将屏幕调成黑白显示会对你的眼睛有好处。

在你等车或者等人的空闲时间可以对你电子邮箱里的邮件适当删减，我觉得用Mailbox App特别有效率。

5.别看电视

我发觉，如果让电视机在你工作的地方开一整天的话，那么在这一天里，你的效率必然不高。有了像Hulu,Netflix和iTunes这些网站，你根本不再需要什么电缆费。

所以，我也不会错过任何电视栏目。

6.掌控电子邮件

在许多领域，处理电子邮件占据了许多工作时间。当然，学术界也不例外。我曾经花费了大量的努力去掌控电子邮件。为了避免错过任何一条邮件，我把我所有的邮箱账号放到同一个GMail账号里，这样就极大地减少了我检索索要花费的时间。

当我去旅游或者离线的时候，登录邮箱去查看电子邮件也是很必要的。于是，我使用了OfflineIMAP和notmuch创建了一个可供检索我所有电子邮件的归档。我甚至上传了八年来我电子邮件的历史内容到GMail上，来让我的检索更加快速、更加方便。

我在我的iPhone上是用了Mailbox app来删减我的电子邮件。在我的笔记本电脑上，我使用了基于控制台的mutt来有效率的回复电子邮件。为加快处理电子邮件效率，使用一款合适的文字编辑器也是很重要的（例如vim或者mutt）。

我的OfflineIMAP + notmuch + mutt的建立方式遵循Steve Losh所提供的方法。

我也为学者们创立了电子邮件实际操作的准则。

一旦电子邮件数量达到了一定量，使用通知禁用很重要。

把处理电子邮件的时间放在特殊时间段内，并保证它们只占一小部分时间，并大量地回复电子邮件。

不必重复回应：利用博客写“通知”

如果你发现自己对于不同的问题有着共同的答案或是总回答着相似的问题，那么这时你就很有必要把答案放到博客公告栏里。

关于更多利用博客写“通知”的内容，请参照我的文章： efficient academic blogging

文件加密

如果你对隐私十分看中，那你在发送或是接收一些敏感的电子邮件时，最好用PGP之类的软件加密。

如果在你的笔记本电脑里有含有敏感信息的电子邮件（或者是其他敏感信息），并且你没有对你的硬盘进行加密，那后果可能会非常糟糕。合理的对你的档案进行加密是防止被他人窥探的唯一方式。

我对文件加密和系安全带是出于同样的原因：我希望永远不要到它发挥作用的时候。

更多内容请见primer on encryption.

7.用笔记本电脑工作

1. 当选择电脑的时候，为了方便携带，要适当考虑它的便携性和电池续航时间。并且选大容量的硬盘。对特大量的数字计算时可以使用服务器。

2. 使用外接键盘、鼠标、显示屏。大的显示器可以极大地提高效率。

3. 把你笔记本上的数据集中存储，避免同步的麻烦。当我还有一个桌面的时候，我会通过NFS将我的home目录从笔记本移到台式机里面。除了NFS之外，SAMBA或者AFS表现也是极好的。

4. 将你的笔记本电脑的硬盘作为你的主要硬盘，并把这些东西每周备份一次。苹果电脑内置软件会完全自动、透明地完成备份。

5. 在你常使用电脑的每一个地方都配备一个单独的电源适配器。

8.使用一个日历系统

作为一个研究生，生活很简单，我也能够记住我应完成的所有项目和主要的截止日期。但是作为一个教授和父亲，我的日程总会有各种出其不意的事情所打乱。我的妻子和我使用了Google Calendar来同步我们的日程。

同步日历使易于冲突的日程相协调，并保持了原有日程的组织方式。

9.关闭即时通讯

即时通讯的技术十分伟大。但是它也使得我们很容易被打扰。尤其是对于科研领域来说，这种打扰往往是致命的。事实上人们联系你的时候可以用电话、短信或电子邮件，而不是即时通讯。

10.最大限度地降低合作成本

1.一个研究团队的运转就像是一个小型公司的运转。给你的小组一个商标使它变得更加真实：赋予他一个名字（就像U Combinator!）当你在做一个项目的时候，给这个项目一个产品名或是代码名。

2. 利用协作工具来撰写论文。CVS是旧标准。Subversion (SVN) 也已被广大学科所接受。像SVN和CVS允许多人同时工作在相同文档下。大多数情况下，当两个人修改文件时，它能够不询问用户而整合两个人的修改。

3.为你的研究组建立一个虚拟服务器去运行一些服务（例如SSH，电子邮件，共享磁盘，网站，论坛，百科，SVN）。我向你推荐linode.com上的最廉价计划。

11.使用一个引用/论文管理系统

在我读研究生的时候，我手工管理BibTeX文件。当我和许多人展开不同项目的时候，这个方法就过时了，因为它使得同步变得非常困难。幸运的是，现在有很多引用管理工具帮我们解决了这些麻烦。我试过Mendeley, Zotero和CiteULike，这三者我比较推崇CiteULike：

1. CiteULike支持从许多现存科学数据库中自动导入引用信息；

2. CiteULike插入引用信息最为准确；

3. CiteULike使小组合作变得更容易；

4. CiteULike可以把为了使用者或者使用团队创建的BibTeX文件用类似于wget的工具从URL中下载下来；

5. CiteULike在明码文本中输出，所以你可以自由运行或者与其他引用管理系统一起运行（例如BibDesk）。

12.有成果地拖延

如果你不得不拖延的话，就拖延一些距离截止日期还比较久的事，别拖延那些琐碎的无价值的事。我经常在投稿截止日期之前写另一篇论文或者写计划书。

如果你在工作上不会拖延，那就试一下Academic Productivity Blog上写的东西，在meta-work上拖延一下吧！

13.有效率地训练

现在，我要花点时间来说一下锻炼在激发创造力上的魔力了。我十分怀疑，假如我没有锻炼的话，我是否能取得今天的成就。

去理解如何分配锻炼和工作或者锻炼和休息的时间是需要花很多精力的。我的秘诀就是降低锻炼的成本，甚至是我在短暂的休息时间就可以做，即便是一分钟，我也可以快速地完成一套练习：我把我的办公室打造成了一个小型但是设备齐全的体育馆。

我买的第一件装备是一件可调节重量的哑铃。他能从10磅调到90磅，功能多样，便于携带。至今，我还是最喜欢使用它。

平均我每周大约会花费120分钟的时间用来健身。但这120分钟绝对比我以前坐在办公桌前思索来的收货大。现在，我养成了边举重边思考的习惯。我无法解释为什么举重会增加创造力，但是事实证明它的确是这样的。

我也写了几篇关于减肥和增肌的最佳方法。

14.不断重复直到完善

完美应该看成是一种过程，而不是一种状态。完美主义对生产力会产生严重的破坏。我认识一个完美主义者，他对自己的项目甚至都无法迈出第一步。有一些学者也许会自豪地辩解自己生产力不高是因为自己追求完美。我不知道完美主义有什么值得骄傲的。追求完美不是说不好，只是有点不切实际而已。

学者们需要恪守的准则是把一件事情做好。如果时间允许的话，要做得好上加好。忘记“完美”这个词吧。否则，你可能会在一个科学任务顺利完成之后继续沉沦许久来追求所谓的完美。一篇好到可以投稿的文章可以抵得上无数篇存在于幻想中的完美文章。

CS领域的出版结构会对不断追求完美的这种迭代过程有所奖励，我确定在其他领域也会这样。

1. 逐步构造一个想法直到它成型；然后举一些例子，运用下直觉；如果时间允许的话，初步地做一些实验验证。把他们寄送到研讨会上去获得一些反馈。同样应该记住，研讨会是为了初始研究，不是初始论文。一份研讨会的论文仍需结构完整，表达正确。

2. 如若想法不错，验证后发现可行并使理论更加可信，那就可以把它寄送到一些好的会议上。[在CS领域，RPT就是在会议上提出来的，而非不错的期刊。

3. 若你对于你的想法充满热情，写一篇期刊论文。它可能会花费你大概一年的时间，在这段时间里，你要去总结出你完成工作的本质及其作用。

为实现这一过程，让这个过程更加容易，你应该做到：

4. 一旦你知道你要去做什么，立即开始去做：创建一个空白文档文件，创建一个空白演示文件，开始起草电子邮件（收信人先不写）。在日后的某个时间段里，当你转去处理它的时候，多做其它额外的事的交易成本接近于零。

5. 不论何时当你转到一个项目上时就要努力完成它。不必理会截止时间，除非它是一个几天的项目，或者是只有几天就截止了。

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